竣工式・落成式に来賓の方をお呼びする場合には式典に似合った形式での案内状を出す必要があります。では、案内状を取引先に送るときには、どのような文面で書いたらいいのか。
格式の高い式典になりますので当然ながら取引先の経営者などに出すことが多い文書になってきますので、丁寧に拡張高く儀礼に適った文章に整える必要があります。
また経営者は多忙であることが多いため、先方の都合を考え、式典の日時・参列者が決まりましたら遅くても１か月前くらいまでに発送したいものです。 本記事は、竣工式の案内状の書き方とポイント、そして文例を2つご紹介します。
竣工式の案内状の書き方とポイント！
竣工式の案内状を書くときには次のポイントと基本構成に気を付けます。
基本構成
① 頭語・結語・・・2つをセットで使用します
② 時候の挨拶・・・季節を表す挨拶の言葉
③ 安否を尋ねる言葉・・・相手の健康や安否を気遣う言葉
④ 感謝、お礼の言葉・・・日頃お世話になっている感謝の気持ちを伝えます
⑤ 本文・・・改行位置や敬語の使い方、誤字・脱字に注意し、目的を明確に簡潔に書きましょう
⑥ 結びの挨拶・・・用件をとりまとめ、挨拶文で締めくくります
⑦ 要件の詳細・・・書き出しを「記」とし、日付、場所、連絡先などの詳細を箇条書きにします。
⑧ 返信の案内・・・返信ハガキを同封し、返信期日を記載します
■ 地図や交通機関、駐車場の有無などを書いて同封することで、初めての人でも来場しやすいように、心くばりをします。
■ 相手に快く招待に応じてもらえるように、上品で礼儀正しく、心から出席を待っている姿勢を表すようにします。
必要に応じて記念品引換券なども同封しておきます。なお、来賓の祝辞を依頼する場合などにはその旨を記載するとともに直接お願いもするとよいでしょう。
案内状の返信の仕方にも気をつけましょう！
返信用ハガキなどが同封されてきた案内状を受け取った場合には、返信の書き方にもマナーがあります。
先方から届く案内状には、受け手への敬意を込めて「御」の字がつけられています。
こちらから返信を書く場合にはへりくだる意味を込めて「御」の字を消します。
消す時には、塗りつぶすのではなく、二文字以上のときは縦に二重線を引いて消します。一文字の時には斜に打ち消し線を書きます。
①「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を○で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。 次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。
②御住所の、上についている「御」の字は、斜め二重線で消して、「住所」とする。御芳名の、上についている「御芳」の２文字は、縦二重線で消す。 いずれも、住所・氏名を記載します。
③お礼の言葉を書くようにするとより好印象でしょう。 このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。
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